Biznes plan



WYSZUKIWARKA


Polecane strony





Oceny i rozmowy z pracownikami

Jedną z głównych funkcji zarządzania postawami pracowników, zarządzania zasobami ludzkimi w firmie jest ocenianie pracowników. Jest to funkcja polegająca na przeprowadzaniu w formie ustnej lub pisemnej procesu wartościowania pracowników, ich cech osobowych, zachowań oraz poziomu wykonania zadań istotnych z punktu widzenia ustalonych celów i misji danej organizacji.

System oceniania pracowników to zwykle celowo dobrany i zorganizowany zbiór elementów i relacji zachodzących między nimi mający poprawić efektywność zarządzania zasobami ludzkimi w celu osiągnięcia celów i zamierzeń przedsiębiorstwa. Do najważniejszych elementów systemu oceniania pracowników należą: cele oceniania, zasady jego stosowania, podmiot i przedmiot oceniania, kryteria oceniania, metody i techniki oceniania.

Sprawne przeprowadzenie procesu oceniania wymaga spełnienia takich warunków jak: ustalenie celów oceniania, określenie zasad oceniania, wyboru podmiotów oceniających, ustalenia kryteriów oceniania zgodnie z obowiązującymi celami firmy, wyboru odpowiedniej techniki oceniania, ustalenia sposobu przekazania rezultatów oceniania oraz wykorzystania informacji z procesu oceniania
w praktyce zarządzania zasobami ludzkimi w przedsiębiorstwie.

Jednym z najważniejszych elementów tego systemu jest ustalenie celu oceniania. W zależności od misji firmy, założonych przez nią celów ocenianie pracowników może spełniać różnorodne funkcje. Jednak przede wszystkim powinny spełniać dwie podstawowe funkcje takie jak:
a) ewaluacyjną, która polega na tym, że ocenia się dotychczasowy i obecny poziom pracy pracownika, jej jakość, wywiązywanie się z powierzonych obowiązków oraz stopień przydatności na zajmowanym przez pracownika stanowisku,
b) oraz rozwojową, która polega na tym, że ocenia się pracownika pod kątem jego potencjału rozwojowego, umiejętności i chęci współpracy

Przedstawione powyżej funkcje, należy rozpatrywać poprzez analizę celów założonych przez firmę. Przy takim przeprowadzaniu ocen pracowników jesteśmy w stanie planować potrzeby personalne w firmie, dobrze dobierać pracowników, zwalniać pracowników, opracować plan szkoleń, doskonalić kwalifikacje poszczególnych pracowników, ustalać ich kariery zawodowe, tworzyć kadrę rozwojową, ustalać i różnicować system wynagradzania w przedsiębiorstwie oraz, co istotne, poprawić przepływ informacji między przełożonymi a podwładnymi i poprawić skuteczność motywowania pracowników.

Wyniki ocen pracowniczych, które są wykorzystywane w procesie realizacji kształtowania postaw pracowników mogą dać wiele informacji i dać szersze zastosowanie. Wiele zależy od sposobu zarządzania przedsiębiorstwem przez przełożonego, a także pojawiających się potrzeb w tym zakresie. Ze względu na duże możliwości zastosowania uzyskanych wyników oceniania pracowników w procesie zarządzania zasobami ludzkimi, oceny pracownicze można uznać za jedno z najważniejszych narządzi procesu zarządzania
w przedsiębiorstwie.
Stworzenie racjonalnego systemu oceniania pracowników i jego efektywne zastosowanie w praktyce zależne jest od przestrzegania szeregu zasad. O powodzeniu systemu oceniania pracowników decyduje przestrzeganie między innymi takich oto zasad.

Po pierwsze ustalenie jasno celu, który ułatwia dobór kryteriów oraz technik oceniania przy konstruowaniu systemu.

Po drugie należy oceniać wszystkich pracowników w firmie, ponieważ ocenianie tylko niektórych grup pracowniczych może powodować niekorzystne spekulacje na temat wykorzystania uzyskanych wyników. Ponadto takie postępowanie może spotkać się z zarzutem, że przy podejmowaniu różnorodnych decyzji personalnych nie występują równe szanse, są niesprawiedliwe. Chcąc tego uniknąć oceniamy wszystkich pracowników bez wyjątków. Taka zasada przyniesie z pewnością satysfakcynujące efekty, spowoduje, że pracownicy będą większą wagę przywiązywać do swojej pracy i bardziej się angażować.

Po trzecie przy ustalaniu kryteriów oceniania pracowników powinny być obecne obie strony oceniający i oceniany.

Po czwarte zróżnicować kryteria w zależności od celu oceniania. Kwestionariusze oceniania powinny, co jakiś czas być modyfikowane ze względu na cel, jaki się chce osiągnąć. Posługiwanie się tymi samymi kryteriami do różnych celów zaciemnia ostateczny wynik oceny i powoduje, że pracownik oceniany jest błędnie, a informacje o ocenianym są nieprzydatne.

Po piąte dobrać tak techniki oceniania by były one zgodne z ustalonymi celami oceniania. Zastosowanie np. odpowiednich technik testowych pozwoli uzyskać przydatne informacje w procesie doboru pracowników.

Po szóste znać poszczególne elementy systemu oceniania pracowników. Poznanie tych elementów ułatwi ich modyfikowanie w zależności od potrzeb
i skuteczne ich stosowanie po to by usprawnić proces zarządzania zasobami ludzkimi w przedsiębiorstwie.

Po siódme szkolić osoby dokonujące oceniania pracowników w zakresie procedury oceniania.

Po ósme prostota dokonywania ocen. Uzyskane wyniki mogą być o wiele trafniejsze, jeżeli wymagania będą dokładnie sprecyzowane i łatwo mierzalne. Po dziewiąte informacje dla ocenianych o uzyskanych wynikach. Jest to bardzo istotne w procesie oceniania. Każdy pracownik o wynikach swojej oceny ma prawo wiedzieć, a przełożony ma obowiązek je ujawnić.

Po dziesiąte obowiązuje poufność wyników ocen pracowników. Ujawnienie uzyskanych wyników innym osobom niż oceniany może spowodować pojawienie się różnego rodzaju konfliktów na tym tle i pogorszenie stosunków międzyludzkich w firmie.

Po jedenaste możliwość odwołania się od oceny. I po dwunaste systematyczność przeprowadzania formalnych ocen pracowników. Dokonywanie ocen w sposób formalny to przeprowadzanie ich np., co pół roku lub, co roku. Taka częstotliwość ocen umożliwi wielokrotne porównywanie poziomu wykonywanych zadań oraz postaw i zachowań pracowników w dłuższym okresie czasu, a nie tylko jednorazowo oraz trafniej podejmować decyzje z zakresu zarządzania i kształtowania zasobami ludzkimi. Tak stworzony system oceniania pracowników oparty na powyższych zasadach ponadto powinien być zawarty i usankcjonowany w regulaminie oceniania pracowników.

Ocenianie pracowników należy do trudnych i pracochłonnych czynności
w procesie zarządzanie, jednakże niezbędnych w zarządzaniu postawami pracowników. Liczne problemy powodowane przez osoby dokonujące tej oceny. Dlatego tak ważne jest dobranie odpowiednich podmiotów oceniających. Od tego może zależeć między innymi szereg różnych błędów popełnionych
w procesie oceniania przez osoby oceniające.

Poza tym do najczęściej pojawiających się błędów w ocenianiu zaliczyć można tzw. 'hallo efekt' polegający na tworzeniu ogólnej oceny pracownika przez pryzmat tylko jednej cechy pozytywnej lub też negatywnej. Kolejnymi błędami tego typu są: tendencje do uśredniania wyników. Jest to szkodliwe, które to są szkodliwe, bowiem w takich przypadkach trudno jest udowodnić niesprawiedliwość. Zbytnia łagodność, gdzie oceniający jest zbyt pobłażliwy w swoich ocenach. Zbytnia surowość, gdzie oceniający jest zbyt stanowczy i surowy w ocenach, chcąc podnieść swój autorytet.

Efekt hierarchii polegający na tym, że wyższe oceny przepisujemy tym, którzy awansują w hierarchii, następnie mechanizm przypisywania osobie ocenianej pewnych poglądów, myśli, zachowań oceniającego oraz posługiwanie się w procesie oceniania starymi lub niepełnymi danymi. Aby zminimalizować problemy pojawiające się przy ocenianiu, dąży się do doboru odpowiednich podmiotów oceniających i pewnych działań mających na celu wyeliminowania w/w nieprawidłowości.

Następnym równie ważnym elementem systemu oceniania pracowników jest dobór odpowiednich kryteriów oceniania. Dobór kryteriów zależy przede wszystkim od celu, jakiemu ma służyć dany system oceniania. Biorąc pod uwagę przegląd literatury w tym zakresie, można wyróżnić cztery podstawowe grupy kryteriów ocen).

Kryterium kwalifikacyjne, wykorzystywane przy doborze ludzi do pracy,
a zwłaszcza w przypadku stanowisk kierowniczych. Kryteria te obejmują ogół wiedzy i umiejętności nabytych w ciągu całego życia, a przydatnych w pracy na danym stanowisku pracy. Do nich zaliczyć można między innymi wykształcenie, uzyskane w procesie edukacji i potwierdzone dokumentami stwierdzającymi ukończenie odpowiednich rodzajów szkół, wiedzę zdobytą na różnych kursach
i szkoleniach oraz umiejętności wykonywania danych czynności wynikających ze specyfiki stanowiska pracy.

Kryterium efektywnościowe, służące do oceny, przydatności pracownika na stanowisku. Kryteria te wykorzystywane są przy kształtowaniu płac, nagradzaniu i premiowaniu o awansach pionowych i poziomych oraz zwolnieniach z pracy. Kryteria efektywnościowe obejmują wyniki pracy w ujęciu rzeczowym i wartościowym. Dotyczyć mogą oceny poszczególnych pracowników jak i zespołów pracowniczych. Zaliczyć do nich można ilość wykonanej pracy, jakość wykonanej pracy, terminowość, pozyskiwanie nowych klientów, podpisanie istotnych dla firmy kontraktów, wygranie ogłaszanych publicznie przetargów. Przy ustalaniu kryteriów efektywnościowych pamiętać należy o tym, aby były one łatwo mierzalne, ponieważ w przeciwnym przypadku są one nieprzydatne ze względu na trudności w rozliczaniu.

Kryterium behawioralne stosowane po to, aby promować te zachowania, które decydują o osiąganych efektach w pracy oraz te, które są pożądane
z punktu widzenia specyfiki danego stanowiska pracy, wymagań i preferencji menedżerów. Najczęściej stosowane kryteria zachowań to gotowość doskonalenia zawodowego, wytrwałość i systematyczność w działaniach, uczciwość, lojalność, stosunek do klientów, przełożonych i współpracowników oraz profesjonalizm w działaniu.

Kryterium osobowościowe, wykorzystywane głównie przy doborze pracowników do odpowiednich stanowisk pracy oraz przy awansowaniu. Oceny cech osobowościowych dokonać można za pomocą różnego rodzaju testów, wywiadów i specjalistycznych analiz prowadzonych przez uprawnione do tego osoby, np. analiz grafologicznych. Do najważniejszych jednak kryteriów osobowościowych zaliczyć można kreatywność, odpowiedzialność, dynamizm działania, temperament, rzetelność i odporność na stresy.

Do ostatnich elementów systemu oceniania pracowników należy wykorzystanie wyników oceniania pracowników w procesie zarządzania zasobami ludzkimi w przedsiębiorstwie. Uzyskane oceny pracownicze mogą być przydatne przy realizacji prawie wszystkich zadań i funkcji firmy. Wyniki ocen najczęściej wykorzystywane są przy doborze pracowników na odpowiednie stanowiska kierownicze jak również podstawą do zwolnienia pracownika z pracy lub też przesunięcia go na mniej odpowiedzialne stanowisko.

Właściwe wykorzystanie wyników ocen pracowników może pomóc
w efektywnym zarządzaniu postawami pracowników w przedsiębiorstwie,
a także spowodować większą motywację wśród zatrudnionych sposobów zakresie produktywności i zachowań w organizacji. Oceny pracowników polegają na porównywaniu osiągniętych przez nich efektów pracy, zachowań,
a także posiadanych cech osobowościowych z założonymi wzorcami (normami) tych kryteriów oceny. Dokonuje ich każdy przełożony w ramach funkcji kontrolnej kierowania.

Praktyka polskich przedsiębiorstw pokazuje jednak, że wyniki ocen pracowniczych w niewielkim stopniu wykorzystuje się do ustalania i różnicowania wynagrodzenia pracowników.