Biznes plan





WYSZUKIWARKA


Polecane strony





Dowód księgowy



Każda operacja gospodarcza będąca przedmiotem zapisów księgowych musi być udokumentowana. Obowiązek udokumentowania informacji jest jedną z podstawowych reguł ewidencji księgowej prowadzonej w systemie rachunkowości. Zasada ta musi być bezwzględnie postrzegana dzięki temu informacje ekonomiczne pochodzące z rachunkowości są wiarygodne i sprawdzalne. Dokumentacja księgowa składa się zatem z odpowiednio sporządzonych dokumentów, wyrażających przebieg lub skutek wykonywanych operacji gospodarczych. Do dokumentowania operacji gospodarczych służą dowody księgowe.

Dowody księgowe to dokumenty stanowiące podstawę księgowania, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające - zgodnie z ustawą o rachunkowości - niezbędną treść.
Dokument jest pojęciem znacznie szerszym, obejmuje zarówno dokumenty podlegające księgowaniu (czyli dowody księgowe), jak i dokumenty niepodlegające ewidencji. Dokumenty odzwierciedlają zdarzenia gospodarcze, natomiast dowody księgowe operacje gospodarcze.

Od jakości dowodów, tj. od ich prawidłowości i wiarygodności, zależy również i jakość informacji dostarczonych przez rachunkowość. Dlatego też dokumentacji księgowej przypisuje się tak duże znaczenie. Dowody księgowe stanowią nie tylko podstawę zapisów księgowych , ale również spełniają ważne zadanie w razie wystąpienia sporu z innymi przedsiębiorstwami, instytucjami lub osobami. Dokumenty księgowe odgrywają także istotną rolę jako podstawa dokumentowanej co roku kontroli sprawozdania finansowego oraz jako źródło analizy ekonomicznej.

Dowód księgowy stanowi pisemne odzwierciedlenie i potwierdzenie zaistnienia określonej operacji gospodarczej i zaewidencjonowania jej w danej jednostce lub stwierdzenie stanu poszczególnych zasobów i źródeł ich pochodzenia na pewien moment. Każdy dokument księgowy powinien być potwierdzeniem przebiegu prawdziwości i zgodności operacji gospodarczej z normami prawa, realizując funkcję rejestracji, atestacji i funkcję kontrolną rachunkowości. Dowody księgowe są podstawą zapisów w odpowiednich urządzeniach księgowych i stanowią pierwszy element procesu przetwarzania danych w rachunkowości. Bez dowodu księgowego nie może mieć miejsca żaden zapis w rachunkowości. Obowiązuje więc podstawowa zasada udokumentowania każdego zapisu.

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy na księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych lub tworzenie według algorytmy (programu) na podstawie informacji zawartych w księgach.

Musi jednak istnieć pewność, że podczas rejestrowania tych zapisów spełnione są co najmniej następujące warunki:
• uzyskają one trwale czytelna postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych,
• możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie,
• stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów,
• dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.
Zanim dowody księgowe zostaną przekształcone na maszynowe nośniki danych muszą zostać poddane kontroli, chyba że komputerowe programy danych wyposażone są w moduły kontrolne. Zawsze jednak kontrola dowodów księgowych następuje przed ich wprowadzeniem do systemu informatycznego.

Przekazywanie danych między poszczególnymi częściami procesu przetwarzania danych, czyli między informatycznymi podsystemami rachunkowości odbywa się przez:
- komputerowy wydruk dowodu księgowego, zawierającego rezultaty przetwarzania danych na określonym etapie podlegające dalszej ewidencji,
- maszynowy nośnik danych zbioru zapisów, będący odpowiednikiem dowodów księgowych (np. dyskietka z utrwalonymi dowodami zużycia materiałów do przetwarzania w rachunku kosztów),
- automatyczne, czyli wynikające z programu przetwarzania danych, wprowadzanie zbioru danych księgowy innego podsystemy (np. przekazywanie zbiorczych wielkości wynikających z ewidencji analitycznej – ksiąg szczegółowych – do dziennika ewidencji chronologicznej).

Jeśli nie ma możliwości uzyskania – z przyczyn uzasadnionych - obcych dowodów
księgowych, kierownik jednostki gospodarczej może uznać za właściwe do udokumentowania operacji gospodarczych dowody wystawione przez pracowników dokonujących operacji w imieniu jednostki. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług, oraz skupu metali nieżelaznych od ludności . Dowody te powinny zawierać: datę przeprowadzenia operacji gospodarczej, miejsce i datę wystawienia dokumentu, przedmiot i wartość operacji oraz podpis osoby, która bezpośrednio dokonała wydatku.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami za dowody księgowe uważa się również:
- zestawienie dowodów księgowych, sporządzane w celu zaksięgowania ich zbiorczym zapisem,
- polecenie księgowania, sporządzane w celu ujęcia operacji gospodarczej w księgach rachunkowych jednostki,
- noty księgowe, sporządzane w celu skorygowania operacji gospodarczej wynikającej z dowodu obcego, przekazywane kontrahentom jednostki,
- dowody zastępcze – wystawiane do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,
- dowody rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Najważniejszymi funkcjami dowodu księgowego są:
- funkcja dokumentu – prawidłowo wystawiony dowód księgowy jest dokumentem o rozumieniu prawa – dowody księgowe wchodzą do dokumentacji jednostki,
- funkcja dowodowa – prawidłowo wystawiony dowód księgowy jest dokumentem i jednocześnie dowodem na to, że opisane w nim operacje gospodarcze rzeczywiście wystąpiły w określonym miejscu i czasie w wymiarze ilościowym, wartościowym lub ilościowo-wartościowym,
- funkcja księgowa – dowód jest podstawą księgowania,
- funkcja informacyjna – dane z dowodu księgowego stanowią podstawowe źródło informacji o zdarzeniach gospodarczych,
- funkcja kontrolna – dowód księgowy stanowi podstawę kontroli operacji gospodarczych.

Dowody księgowe pierwotnie są bardzo zróżnicowane. Wynika to nie tylko z różnorodności operacji gospodarczych, z różnic w przedmiocie działalności poszczególnych jednostek gospodarujących, ale również z cech specyficznych tej działalności, jej organizacji, przepisów prawa, zwyczajów itd. Można jednak ustalić pewne cechy wspólne wszystkich dokumentów księgowych, które - niezależnie od innych cech – są niezbędne, aby dowód mógł spełniać swoje zadanie.

Dowód księgowy spełnia swoją funkcję, jeżeli jest:
• rzetelny, tj. odzwierciedla rzeczywisty przebieg operacji gospodarczej,
• kompletny zawierający cechy określone art. 21 u. rach.,
• sprawdzony pod względem merytorycznym, formalnoprawnym, rachunkowym.
• pozbawiony niedopuszczalnych poprawek,
• opatrzony w oznaczenia identyfikujące go z zapisami w księdze rachunkowej,
• sprawdzony w języku polskim lub obcym, a dane w walucie obcej przeliczone są na walutę polską.

Format i układ graficzny wielu dowodów księgowych jest ujednolicony w skali całego kraju, np. wzory dowodów obrotu materiałów i towarów, wzory dowodów kasowych, przychodu i rozchodu środków trwałych. Wiele dowodów ujednolicono w zakresie większych lub mniejszych grup przedsiębiorstw np. dowody dotyczące płac. Tego rodzaju ujednolicenie powoduje obniżkę kosztów wykonania formularzy dowodów, usprawnia i ułatwia pracę.

Jednakże wszystkie dowody księgowe bez względu na ich rodzaj powinny:
• określać strony uczestniczące w danej operacji gospodarczej (nazwy i adresy),
Na dowodzie powinna znajdować się nazwa\nazwisko wystawcy dowodu, a więc stwierdzenie kto go wystawił. Wystawcą może być jednostka gospodarująca lub jej komórki organizacyjne. Wystawcą dowodu może być także osoba prawna lub fizyczna, z która dokonywane są operacje gospodarcze. Niezbędna jest również nazwa\nazwisko adresata dowodu, czyli stwierdzenie kto jest odbiorcą dokumentu, dla kogo jest on przeznaczony.
• zawierać rodzaj i numer identyfikacyjny dowodu,
Rodzaj (ewentualnie symbol) dowodu, np. faktura, asygnata kasowa, dowód przychodu lub rozchodu materiału. Numer dowodu nadany mu przez wystawcę, jak również numer porządkowy nadany przez dział rachunkowości jednostki gospodarczej. Numer powinien identyfikować konkretny dowód. Nie powinny występować dwa (lub więcej) dowody o tym samym numerze.
• zawierać opis operacji gospodarczej, datę wystawienia dowodu,
Data wystawienia dowodu, nie zawsze zbiega się z datą operacji gospodarczej. Dlatego konieczne jest podawanie w dowodach daty operacji gospodarczej jednorazowej lub wskazanie okresu, za który dokonany został pomiar operacji procesowej. Należy również podać na czym polega i co stanowi przedmiot operacji gospodarczej, a także ilość, cenę i wartość operacji. Określenie wartości na dowodzie może być pominięte, jeśli w toku przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem. Taka sytuacja będzie miała miejsce, gdy rozchód materiałów następuje według metody średnich cen ważonych, a osoba wystawiająca dokument Rw, określa tylko nazwę i ilość składnika, nie zna jego średniej wartości.
• posiadać podpis wystawcy dokumentu,
Jeżeli dowód księgowy nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika majątkowego, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastępczym, to podpisy na tym dowodzie mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. Często używa się inicjałów. Podpisy na dokumentach ubezpieczenia i emitowanych papierach wartościowych mogą być odtworzone mechanicznie.
• posiadać dekretację dokumentu (stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych)
Od zasad tych mogą być stosowane – w uzasadnionych przypadkach – drobne odstępstwa.
Przepisy ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług i zawarte tam sankcje wymusiły zwracanie większej uwagi na formalne wymogi dowodu księgowego. W świetle przepisów ustawy o podatku od towarów i usług zniesiono obowiązek podpisania faktury VAT przez odbiorcę zarówno dóbr materialnych, jak i niematerialnych (usług). Natomiast ustawa o rachunkowości obligatoryjnie nakazuje podpisanie dokumentu przez wystawcę oraz osobę, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe, co dotyczy np. wpłat lub wypłat z kasy, odbioru towarów z magazynu (nie dotyczy zakupu gotówkowego).

Dokumenty na ogół wystawiane są w języku polskim i w walucie polskiej. W przypadku dowodu, którego wartość jest wyrażona w walucie obcej, powinien zawierać jej przeliczenie na walutę polską według kursu z dnia poprzedzającego dzień przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia powinien być zamieszczony bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia jest potwierdzone odpowiednim wydrukiem.


W związku z dużą różnorodnością dokumentów istnieje konieczność przeprowadzania odpowiedniej ich klasyfikacji. Podziału dokumentów, będących dowodami księgowymi można dokonać według następujących kryteriów:
1. Ze względu na jednostkę wystawiającą :
• dowody obce ( sporządzane są przez obce jednostki i przekazywane tej jednostce gospodarczej, w której staną się przedmiotem ewidencji)
• dowody własne (wszystkie dowody sporządzane przez tę jednostkę, w której podlegają zaewidencjonowaniu bez względu na przeznaczenie)
2. Ze względu na przeznaczenie:
• dowody zewnętrzne (wystawione przez daną jednostkę z przeznaczeniem dla swych kontrahentów i im przekazywane)
• dowody wewnętrzne (wystawiane przez dana jednostkę na własne potrzeby)
3. Według podstaw sporządzenia:
• dowody źródłowe; pierwotne (po raz pierwszy rejestrują określone operacje gospodarcze)
• dowody zbiorcze (dowody wtórne wystawione na podstawie dokumentów źródłowych. Służą do dokonywania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w nich pojedynczo wyszczególnione)
• dowody korygujące poprzednie zapisy (faktura, polecenie księgowania storna czerwonego, bądź czarnego w przypadku błędnego zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych, czy też wystawienie faktury korygującej VAT)
• dowody zastępcze (wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego źródłowego dowodu księgowego)
• dowody rozliczeniowe ( ujmujące już dokonane zapisy w księgach, ale uwzględniające inne kryteria klasyfikacyjne)

Każdy dowód księgowy przed zaewidencjonowaniem powinien zostać odpowiednio skontrolowany, najczęściej przez księgowość danej firmy. Na kontrolę dowodu księgowego składa się:
1. Kontrola formalna
Czynność ta pozwala na sprawdzenie, czy dokument został sporządzony zgodnie z przepisami tzn. czy:
• jest kompletny,
• zawiera wszystkie dane, tj. nazwę adres kontrahenta, datę wystawienia itp.,
• łaściwie charakteryzuje ujęte w nim operacje gospodarcze, tj. rodzaj i przedmiot operacji
• został wystawiony na właściwym formularzu.

2.Kontrola merytoryczna
Celem jest sprawdzenie, czy wszystkie podane w dokumencie dane jakościowe, ilościowe i wartościowe są zgodne z rzeczywistością. Powinna ona odbywać się w strukturach wykonujących udokumentowane transakcje.
Szczególnie warto zwrócić uwagę na:
• prawidłowość nazwy operacji
• pomiar ilościowy i jakościowy
• celowość transakcji
• informację o płatności.

3. Kontrola rachunkowa
Polega na sprawdzeniu czy:
• dokument nie zawiera błędów arytmetycznych w obliczeniach
• zawarte dane liczbowe są prawidłowo wyliczone
Kontrola rachunkowa odbywa się w powiązaniu z kontrolą formalną i polega także na sprawdzeniu poprawności wystawionego dokumentu.

Po pozytywnym przejściu kontroli dowód księgowy zostaje zadekretowany oraz zarejestrowany w odpowiednim urządzeniu ewidencyjnym.


Podobne tematy:
- Specjalistyczne produkty bankowe