Biznes plan



WYSZUKIWARKA


Polecane strony





Rozmowy i oceny pracowników na podstawie firmy X

Oceny pracownicze w przedsiębiorstwie produkcyjnym XYZ funkcjonują od trzech lat. Od tego czasu przeprowadzane są systematycznie, co roku. Stanowią element kierowania ludźmi w firmie. Jest istotnym czynnikiem urzeczywistnienia strategii personalnej przedsiębiorstwa. Technikę okresowych ocen pracowniczych jako metodę skutecznego zarządzania pracownikami i przedsiębiorstwem firma wprowadziła w życie przy pomocy wcześniej ustalonych procedur i technik z wykorzystaniem arkuszy ocen.

Zgodnie z zarządzeniem dyrektora generalnego z dnia 20.12.1999 r
Z-8/BIOF/2000w sprawie przeprowadzania rozmów i ocen okresowych w PPHU „XYZ”, oceny te mają za zadanie realizować na bieżąco proces kadrowy
w przedsiębiorstwie. Mają stanowić podstawę do podejmowania decyzji personalnych, programowania rozwoju pracowników firmy i ustalania przedsięwzięć dla doskonalenia przedsiębiorstwa. „Decyzje personalne podejmowane w rezultacie oceny okresowej pracowników mają być głównym kryterium potrzebnym między innymi do przyjęcia do pracy na podstawie oceny cech osobowościowych kandydata, zwolnienia z pracy, awansowania lub zwiększenia wynagrodzenia”.

Programowanie rozwoju pracowników w przedsiębiorstwie XYZ na podstawie ocen polega na określaniu działań prowadzących do wzrostu kwalifikacji, umiejętności kierowniczych oraz nauczenia zachowań niezbędnych do efektywnej pracy. Działania te adresowane są indywidualnie do poszczególnych pracowników. Bezpośredni kierownicy działów zobowiązani są takie rozmowy przeprowadzić zgodnie z obowiązującą w firmie procedurą.

Metoda oceny pracowników jest metodą punktową, zawiera skalę ocen od 1 do 6. Na arkuszu oceny pracownika wymienione są kolejno różne, uznane za istotne przez firmę XYZ kryteria oceny. Są to między innymi: obowiązkowość, dokładność, kreatywność, jakość pracy oraz odporność na stres. Przy każdym kryterium oceniający dokonuje oceny punktowej. Skala ocen jest tak skonstruowana, aby oceniający nie mógł pójść na łatwiznę, stawiając wyłącznie oceny środkowe. Przyjęto, więc skalę ocen o parzystej skale stopni od 1 do 6, gdzie 1 to ocena niedostateczna, zaś 6 to ocena celująca.

Założeniami przedsiębiorstwa XYZ było, by przeprowadzane okresowo oceny pracownicze mały umożliwiać identyfikację stanu zasobów ludzkich przedsiębiorstwa, określać mocne i słabe strony. W praktyce jednak okazało się trochę trudniejsze. Po przeanalizowaniu tych ocen, można było stwierdzić, że nie stanowią one podstawy do planowania zasobów ludzkich ani określenia strategii personalnej przedsiębiorstwa.

Stało się tak, gdyż obrana przez firmę skala punktowa ocen pracowniczych pozwala na zbytnią dowolność i uznaniowość. Postawienie oceny 2, 3, 4 lub 5 jest bardzo subiektywne. Zbyt dużo dano sobie możliwości na uśrednianie i zniekształcanie obrazu pracownika. Udoskonaleniem tego mogłoby być wprowadzenie skali opisu zachowań niedostatecznych dla przedsiębiorstwa, słabych lub tylko przeciętnych.
Z realizacją powyższych zadań związane są jednak cele motywacyjne systemu ocen pracowniczych. Według przyjętych zasad zapisanych
w zarządzeniu wynika, że wynagrodzenia pracowników uzależnione są od rezultatów przeprowadzonych ocen okresowych.

Ocena zapisywana jest każdorazowo w dokumentacji osobowej pracownika, co powoduje, że ma emocjonalny charakter. Co roku są powtarzane, co powoduje, że postawy związane z kryteriami oceny stają się normami tworzącymi kulturę organizacyjną przedsiębiorstwa.

Rozmowy i oceny okresowe w przedsiębiorstwie Produkcyjnym XYZ przedstawiają się następująco. Odbywają się w siedzibie firmy. Poprzedza je wypełnienie odpowiednich formularzy, mających ułatwić ocenę osiągniętą
w okresie od ostatniej oceny. Ocenę okresową pracownika przeprowadza
z reguły bezpośredni przełożony działu. Przeprowadzana jest w cztery oczy, czyli tylko w obecności osoby ocenianej i oceniającej. Rozmowa okresowa trwa około jednej godzinny. Zdarza się, że zmiany czasu, bądź terminu rozmowy okresowej podyktowane są prośbą pracowników. Wynik oceny okresowej pracownika zawiera zestawienie jego mocnych i słabych stron oraz jego możliwości. Końcowy raport oceniającego zawiera sugestie dotyczące doskonalenia podwładnych, potrzeby szkolenia lub w niektórych przypadkach podwyżką dotychczasowego wynagrodzenia.
Tak przeprowadzane rozmowy okresowe pracowników umożliwiają, bowiem zbadanie pożądanych zachowań jak również zachowań, które sygnalizują potrzebę poprawy. Co jakiś czas są udoskonalane i modyfikowane, co dodatkowo uatrakcyjnia ich stosowanie w przedsiębiorstwie.

Ponadto, dodatkowo firma XYZ wprowadziła samoocenę pracowników, jako uzupełnienie ocen okresowych. Pracownicy wypełniają formularz, w którym sami oceniają siebie, stosując takie kryteria jak: obecność, wydajność, jakość, bezpieczeństwo, praca zespołowa i zaangażowanie. Wypełnione formularze stanowią dodatkowe informacje o pracownikach. Stanowią podstawę do dyskusji z kierownikami uczestniczącymi w badaniach pracowników.

W większości przypadków ocenę okresową pracownika przeprowadza bezpośredni przełożony, ale zdarza się, że rozmowę taką przeprowadza osoba wskazana wcześniej przez kierownika. Osoba ta, to często jego zastępca bądź taka, która jest kompetentna, bezstronna, zna pracownika i jest zorientowana
w jego zakresie obowiązków. Do niej należy wybranie miejsca i czasu rozmowy, a także stworzenie pozytywnego klimatu w czasie jej trwania.

Opracowany system ocen okresowych w XYZie zachęca ludzi do efektywnej pracy i konkurencji między nimi. Przyniósł oczekiwany efekt, ponieważ kierownictwo przez cały czas stara się rygorystycznie przestrzegać zasad skutecznego oceniania. Do takich zasad należy ich obiektywizm
w ocenianiu, kiedy to przedstawia mocne i słabe strony ocenianego. Unika tzw. odkładania „na potem” wszelkich krytycznych uwag bądź pochwał pod adresem pracownika. Przekazują je na bieżąco w sposób konkretny, ilustrując przykładami. Kierownicy są poinstruowani, aby nie narzucać ocenianemu swojej woli, co i jak powinien on zrobić, tylko przedstawiać efektywne według nich rozwiązanie. Co istotne, władze przedsiębiorstwa założyły i słusznie, że każdy człowiek ma inną naturę w związku, z czym, nie można stosować w ocenie pracowników ujednoliconych norm czy standardów, które różnią się od tych stosowanych, na co dzień. Dlatego, też nie starają się być nieomylni i nie wierzą tylko w słuszność własnej oceny. Pozwalają pracownikowi przedstawić swoją samoocenę.

Jako pomoc w przeprowadzaniu ocen okresowych kierownictwo przygotowało odpowiednie procedury, które zwracają na wiele jej aspektów:
- Procedura P-16/BIOF/2002 dotycząca sposobu przeprowadzania rozmów i ocen okresowych z pracownikami w PPHU „XYZ” z dnia 6.03.2000r,
- Procedura P-17/BIOF/2000 dotycząca sposobu przygotowania się do rozmów i ocen okresowych z pracownikami w PPHU „XYZ” z dnia 6.03.2000 r.

Z ich treści wyczytać można, że „po pierwsze należy przygotować się do niej jak najlepiej i opracować sposób jej przeprowadzenia”. Należy pamiętać o tym, aby „wcześniej poinformować pracownika o czasie i miejscu rozmowy, a w razie jakichkolwiek kłopotów np. braku czasu, czy też aktualnego konfliktu
z pracownikiem zrezygnować z rozmowy i przesunąć ją na inny termin”. Jasno określić cel takiej rozmowy i wyjaśnić go pracownikowi. Stworzyć odpowiednią atmosferę, która jest warunkiem dobrego samopoczucia obu stron. Prócz tego „oceniający zobowiązany jest do poinformowani ocenianego o kryteriach, jakie będą stosowane do mierzenia jego wyników, kto będzie oceniał oraz kiedy
i gdzie będzie przeprowadzana ta ocena”.

Podaje termin informacji zwrotnej dla ocenianego, określa pomoc, jaką może oczekiwać pracownik, aby polepszyć swoje rezultaty oraz jakie korzyści
i szanse zostaną stworzone pracownikowi za pracę powyżej wyznaczonych norm wykonania. Po uzyskaniu odpowiedzi na powyższe pytania pracownik jest zorientowany, czego firma spodziewa się po nim, w jakim miejscu jest obecnie
i w jaki sposób ma iść w wyznaczonym kierunku.

Do oceny okresowej przygotować musi się również kierownik bądź osoba wyznaczona przez niego. Narzuca to kolejna procedura nr P-23/BIOF/2000 dotycząca sposobu przygotowania się do rozmowy i ocen okresowych osób przeprowadzających oceny w PPHU „XYZ”. Zobowiązuje ona oceniającego do przygotowania się do takiej rozmowy i odpowiedzenia sobie na niezbędne
w ocenie pytania. „Jakie są mocne strony pracownika, które należy wziąć pod uwagę i ująć w ocenie oraz jakie słabe punkty należy przedyskutować
z pracownikiem?” „W czasie rozmowy z pracownikiem, jakiej reakcji należy się spodziewać od niego i w jaki sposób na nią zareagować?”

Uwagę należy zwrócić też na argumenty, które umotywują pogląd na temat pracy i zachowania podwładnego. Owa procedura przedsiębiorstwa zawiera również wskazówki na temat jak i gdzie należy przeprowadzić rozmowę okresową pracowników. Zawiera elementy istotne dla oceniającego i ocenianego, bez których rozmowa nie może się odbyć. „Kierownik przeprowadzający ocenę pracownika musi mieć na uwadze by było to zgodne z zasadami etyki i skutecznego oceniania”. Podczas rozmowy przełożeni nie tylko mówią, ale także aktywnie słuchają drugiej strony. Zachęcają pracownika do reakcji i wypowiedzi. Starają się wspólnie z ocenianym ustalać wnioski i określać działania na przyszłość. Rozmowę stara się kończyć w pogodnej i przyjacielskiej atmosferze. Po jej zakończeniu wyciąga wnioski: „czy osiągnąłem cel spotkania, czy stworzyłem otwarty i akceptowalny klimat, czy dowiedziałem się czegoś nowego o pracowniku, czy po zakończeniu rozmowy pracownik miał jasny obraz oceny oraz tego, co należy zrobić dla ewentualnej poprawy i jakie działania muszę podjąć, aby ustalenia wprowadzić w życie”.

Niezależnie od naszych spostrzeżeń na temat pracy ocenianego pracownika jest pozytywna czy też negatywna musimy mieć na względzie to, że nasze uwagi powinny mieć zawsze charakter opisowy, a nie oceniający. Powinny być konkretne, wyważone, a nie ogólne. Pamiętać należy o zapewnieniu dobrego porozumienia między stronami, a także o umiejętnym wyrażeniu naszych uwag przy pomocy zaimków osobowych takich jak: „ja”, „moje” i kierować je
w odpowiednim czasie.

Poza procedurą opisującą szczegółowo krok po kroku przeprowadzanie ocen okresowych pracowników, sporządzono też w firmie arkusz oceny pracownika oraz cech pracownika, którymi powinien się charakteryzować pracownik firmy XYZ oraz wymagań, jakie się stawia wszystkim pracownikom tej firmy.
Arkusz końcowy oceny pracownika przedsiębiorstwa produkcyjnego XYZ przedstawia kryterium osiągnięć pracownika w skali od jeden do pięć.
5 – pracownik wyraźnie wyróżnia się spośród innych,
4 – pracownik w pełni odpowiada oczekiwaniom,
3 – pracownik spełnia oczekiwania w zadowalającym stopniu,
2 – pracownik spełnia niektóre oczekiwania, ale ma też słabe strony,
1 – pracownik odpowiada oczekiwaniom w niewielkim stopniu,
Arkusz oceny okresowej pracownika zawiera 5 punktów. Są one opisowe, wymagają uzasadnienia. Każdy bezpośredni przełożony po przeprowadzeniu oceny okresowej z pracownikiem powinien go wypełnić.

Po dokonaniu analizy kryteriów przeprowadzonej rozmowy i oceny okresowej można wskazać ogólną ocenę przydatności zawodowej danego pracownika. Dzięki nim można stwierdzić czy pracownik wymaga podniesienia sowich kwalifikacji w jakimś zakresie, pozostawienia na stanowisku, czy też awansowania na wyższe stanowisko.

Drugim dokumentem władz firmy, wpływającym na kształtowanie postaw pracowników jest zarządzenie nr ZN/BIOF/30/2001 z 5.05.2001 r dotyczące „cech, którymi powinien charakteryzować się pracownik PPHU „XYZ”. Zapis ten wymusza na wszystkich pracownikach określone postawy wobec pracy oraz współpracujących ze sobą osób wzajemnego szacunku, zaufania i lojalności. Informuje pracowników XYZ o przestrzeganiu najlepszych wzorów etyki i stawiania wymagań w pierwszym rzędzie sobie w zakresie wiedzy, skuteczności, kreatywności, a w dalszej kolejności innym współpracownikom.

Również o rozwijaniu i nieustannym pogłębianiu swoich kwalifikacji w celu doskonalenia własnej pracy, skrupulatnego przygotowania się do wykonywanych działań, angażowania się w wykonywane zadania, zgodnego współdziałania wszystkich działów firmy oraz przewidywania zagrożeń niebezpieczeństw, które mogłyby zakłócić pracę nad określonym zadaniem oraz podejmowania odpowiednio wcześniej środków zaradczych. Oceny okresowe w przedsiębiorstwie XYZ pełnią funkcję motywacyjną. Służą kompleksowej ocenie wyników pracy uczestników całej organizacji.